3.
ORGANISASI PROYEK DAN MATRIKS
Merupakan
bentuk departementasi campuran (hibrid design). Ini dilakukan dengan
mengkombinasikan kebaikan-kebaikan dari sistem fungsional dan divisional dengan
menghindari segala kelemahannya.
A. Struktur
organisasi proyek:
Menyangkut
pembentukan tim-tim, spesialisasi untuk mencapai tujuan khusus. Di sini proyek
mempunyai wewenang lini memimpinan para anggota tim selama jangka wakto proyek,
jika telah selesai maka tim di bubarkan dan masing-masing anggota kembali ke
departemennya masing-masing. Kalau ada proyek baru maka ditarik kembali.
B. Struktur organisasi matriks:
Pada prinsinya sama dengan sistem proyek,
tapi disini para karyawan memunyai dua atasan, yang tentunya berada di luar
wewenang mengalir secara vertikal. Rantai perintah pertama yaitu fungsional,
yang wewenangnya mengalir secara vertikal. Kedua yang rantai perintah lateral
atau horisontal, wewenangnya melintasi departmen yang dilaksanakan oleh manajer
proyek, sehingga menyerupai matrik dalam lalulintas aliran wewenang.
o Kebaikan:
1.
Memaksimalkan
efisiaensi penggunaan manajer fungsional.
2.
Mengembangkan
keterampilan dan kreativitas karyawan serta fleksibilitas kepada organisasi.
3.
Melibatkan motivasi
dan menantang karyawan serta memperluas pandangan manajemen terhadap masalah
strategi perusahaan yang akhirnya membebaskan manajemen puncak untuk
perencanaan.
4.
menstimulasi keja
sama antar disilin dan mempermudah kegiatab perusahaan dengan orientasi proyek.
o Kelemahan:
1.
Adanya
pertanggungjawaban ganda dan kebijaksanaan yang kontradiktif
2.
Memerlukan
koordinasi vertikal dan horisontal.
3.
Memerlukan lebih
banyak keterampilan antar pribadi.
4.
Menimbullkan resiko
timbulnya perasaan anarki.
5.
Sangat mahal untuk
diimplementasikan.
6.
Mendorong
pertentangan kekuasaan dan lebih mengarah perdebatan dari pada kegiatan.
H. Koordinasi (Coordination)
Untuk melihat kemampuan seorang manajer dalam memimpin dan melakukan
koordinasi dilihat dari besar kecilnya jumlah bawahan yang ada dalam tanggung
jawabnya, yang dikenal sebagai rentang manajemen.
Koordinasi didefinisikan sebagai proses penyatuan tujuan-tujuan perusahaan
dan kegiatan pada tingkat satu satuan yang terpisah dalam suatu organisasi
untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu.
Koordinasi dibutuhkan sekali oleh para karyawannya, sebab tanpa ini setiap
karyawan tidak mempunyai pegangan mana yang harus diikuti, yang akhirnya akan
merugikan organisasi itu sendiri.
1. Pedoman Koordinasi :
a.
Koordinasi harus terpusat, sehingga ada unsur pengendalian guna menghindari
tiap bagian bergerak sendiri-sendiri yang merupakan kodrat yang telah ada dalam
setiap bagian, ingat bahwa organisasi merupakan kumpulan dari orang-orang yang
punya kebutuhan dan keinginan berbeda.
b.
Koordinasi harus terpadu, keterpaduan pekerjaan menunjukkan keadaan yang
saling mengisi dan memberi.
c.
Koordinasi harus berkesinambungan, yaitu rangkaian kegiatan yang saling
menyambung, selalu terjadi, selalu diusahakan dan selalu ditegaskan adanya
keterkaitan dengan kegiatan sebelumnya.
d.
Koordinasi harus menggunakan pendekatan multi instansional, dengan ujud
saling memberikan informasi yang relevan untuk menghindarkan saling tumpang
tindih tugas yang satu dengan tugas yang lain.
2. Kebaikan dan Habatan Koordinasi yang Efektif
o Kebaikan :
a.
Beban tiap bagian tidak terlalu berat, karena adanya keseimbangan antar
bagian.
b.
Tiap bagian akan memperoleh infor-masi yang jelas dalam partisipasi
pencapaian tujuan dan tahu peranan-nya masing-masing sehingga dapat memberikan
saran dan komentar ter-hadap kemungkinan ketidak serasian antar bagian.
c.
Skedul kerja saling terkait sehingga
menjamin penyelesaian pekerjaan tepat pada waktunya.
o Kelemahan :
a. Perbedaan tiap bagian dalam orientasi pencapaian tujuan.
b. Perbedaan dalam orientasi waktu
c. Perbedaan orientasi antar pribadi
d. Perbedaan dalam formalitas struktur
1.
Pendekatan Untuk Mencapai Koordinasi yang Efektif
a. Menggunakan pendekatan teknik-teknik dasar manajemen yang berupa hirarki
manajerial, rencana dan tujuan sebagai dasar bertindak.
b. Meningkatkan koordinasi potensial bila tiap bagian saling tergantung
satu dengan lainnya serta lebih luas dalam ukuran dan fungsi. Koordinasi ini
dapat ditingkatkan dengan melalui dua cara, yaitu :
1) Sistem informasi vertikal, penyaluran data-data melalui
tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi ini bisa di dalam atau di luar
lantai perintah.
2) Hubungan lateral (horizontal), dengan membiarkan informasi dipertukarkan
dan keputusan dibuat pada tingkat dimana informasi diperlukan. Ada beberapa
hubungan lateral :
- Hubungan langsung
- Hubungan kelompok langsung
- Hubungan silang
H. Rentang Manajemen (Span of Control)
Prinsip rentang manajemen berkaitan dengan jumlah bawahan yang dapat
dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer. Pengertian rentang manajemen
dapat bermacam-macam ada yang mengatakan span of control, span of authority,
span of attention atau span of supervition.
Berapa sebenarnya bawahan seorang manajer agar manajer dapat melaksanakan
tugasnya dengan efektif dan efisien. Disini belum ada ketentuan yang pasti
berapa seharusnya bawahan yang ada dalam tanggung jawabnya. Bawahan yang
terlalu banyak kurang baik, demikian pula jumlah bawahan yang terlalu sedikit
juga kurang baik. Ada dua alasan mengapa penentuan rentang yang baik dan tepat.
Pertama rentang manejemen mempengaruhi penggunaan
efisiensi dari manajer dan pelaksanaan kerja efektif dan bawahan mereka. Kedua,
adanya hubungan antara rentang manajemen dengan struktur organisasi, dimana
semakin sempit tentang manajemen struktur organisasi akan berbentuk “tall”
sedang rentang manajemen yang melebar akan membentuk struktur organisasi “flat”
yang berarti tingaktan manajemen semakin sedikit.
