Organisasi

3.  ORGANISASI PROYEK DAN MATRIKS

Merupakan bentuk departementasi campuran (hibrid design). Ini dilakukan dengan mengkombinasikan kebaikan-kebaikan dari sistem fungsional dan divisional dengan menghindari segala kelemahannya.

A.    Struktur organisasi proyek:

Menyangkut pembentukan tim-tim, spesialisasi untuk mencapai tujuan khusus. Di sini proyek mempunyai wewenang lini memimpinan para anggota tim selama jangka wakto proyek, jika telah selesai maka tim di bubarkan dan masing-masing anggota kembali ke departemennya masing-masing. Kalau ada proyek baru maka ditarik kembali.

B.  Struktur organisasi matriks:

     Pada prinsinya sama dengan sistem proyek, tapi disini para karyawan memunyai dua atasan, yang tentunya berada di luar wewenang mengalir secara vertikal. Rantai perintah pertama yaitu fungsional, yang wewenangnya mengalir secara vertikal. Kedua yang rantai perintah lateral atau horisontal, wewenangnya melintasi departmen yang dilaksanakan oleh manajer proyek, sehingga menyerupai matrik dalam lalulintas aliran wewenang.

o   Kebaikan:

1.      Memaksimalkan efisiaensi penggunaan manajer fungsional.

2.      Mengembangkan keterampilan dan kreativitas karyawan serta fleksibilitas kepada organisasi.

3.      Melibatkan motivasi dan menantang karyawan serta memperluas pandangan manajemen terhadap masalah strategi perusahaan yang akhirnya membebaskan manajemen puncak untuk perencanaan.

4.      menstimulasi keja sama antar disilin dan mempermudah kegiatab perusahaan dengan orientasi proyek.

o   Kelemahan:

1.      Adanya pertanggungjawaban ganda dan kebijaksanaan yang kontradiktif

2.      Memerlukan koordinasi vertikal dan horisontal.

3.      Memerlukan lebih banyak keterampilan antar pribadi.

4.      Menimbullkan resiko timbulnya perasaan anarki.

5.      Sangat mahal untuk diimplementasikan.

6.      Mendorong pertentangan kekuasaan dan lebih mengarah perdebatan dari pada kegiatan.

H. Koordinasi (Coordination)

Untuk melihat kemampuan seorang manajer dalam memimpin dan melakukan koordinasi dilihat dari besar kecilnya jumlah bawahan yang ada dalam tanggung jawabnya, yang dikenal sebagai rentang manajemen.

Koordinasi didefinisikan sebagai proses penyatuan tujuan-tujuan perusahaan dan kegiatan pada tingkat satu satuan yang terpisah dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu.

Koordinasi dibutuhkan sekali oleh para karyawannya, sebab tanpa ini setiap karyawan tidak mempunyai pegangan mana yang harus diikuti, yang akhirnya akan merugikan organisasi itu sendiri.

1. Pedoman Koordinasi :

a.       Koordinasi harus terpusat, sehingga ada unsur pengendalian guna menghindari tiap bagian bergerak sendiri-sendiri yang merupakan kodrat yang telah ada dalam setiap bagian, ingat bahwa organisasi merupakan kumpulan dari orang-orang yang punya kebutuhan dan keinginan berbeda.

b.      Koordinasi harus terpadu, keterpaduan pekerjaan menunjukkan keadaan yang saling mengisi dan memberi.

c.       Koordinasi harus berkesinambungan, yaitu rangkaian kegiatan yang saling menyambung, selalu terjadi, selalu diusahakan dan selalu ditegaskan adanya keterkaitan dengan kegiatan sebelumnya.

d.      Koordinasi harus menggunakan pendekatan multi instansional, dengan ujud saling memberikan informasi yang relevan untuk menghindarkan saling tumpang tindih tugas yang satu dengan tugas yang lain.

2. Kebaikan dan Habatan Koordinasi yang Efektif

o  Kebaikan :

a.       Beban tiap bagian tidak terlalu berat, karena adanya keseimbangan antar bagian.

b.      Tiap bagian akan memperoleh infor-masi yang jelas dalam partisipasi pencapaian tujuan dan tahu peranan-nya masing-masing sehingga dapat memberikan saran dan komentar ter-hadap kemungkinan ketidak serasian antar bagian.

c.        Skedul kerja saling terkait sehingga menjamin penyelesaian pekerjaan tepat pada waktunya.

o   Kelemahan :

a. Perbedaan tiap bagian dalam orientasi pencapaian tujuan.

b. Perbedaan dalam orientasi waktu

c. Perbedaan orientasi antar pribadi

d. Perbedaan dalam formalitas struktur

1.      Pendekatan Untuk Mencapai Koordinasi yang Efektif

a. Menggunakan pendekatan teknik-teknik dasar manajemen yang berupa hirarki manajerial, rencana dan tujuan sebagai dasar bertindak.

b. Meningkatkan koordinasi potensial bila tiap bagian saling tergantung satu dengan lainnya serta lebih luas dalam ukuran dan fungsi. Koordinasi ini dapat ditingkatkan dengan melalui dua cara, yaitu :

1) Sistem informasi vertikal, penyaluran data-data melalui tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi ini bisa di dalam atau di luar lantai perintah.

2) Hubungan lateral (horizontal), dengan membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat dimana informasi diperlukan. Ada beberapa hubungan lateral :

- Hubungan langsung
- Hubungan kelompok langsung
- Hubungan silang

H. Rentang Manajemen (Span of Control)

Prinsip rentang manajemen berkaitan dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer. Pengertian rentang manajemen dapat bermacam-macam ada yang mengatakan span of control, span of authority, span of attention atau span of supervition.

Berapa sebenarnya bawahan seorang manajer agar manajer dapat melaksanakan tugasnya dengan efektif dan efisien. Disini belum ada ketentuan yang pasti berapa seharusnya bawahan yang ada dalam tanggung jawabnya. Bawahan yang terlalu banyak kurang baik, demikian pula jumlah bawahan yang terlalu sedikit juga kurang baik. Ada dua alasan mengapa penentuan rentang yang baik dan tepat.

Pertama rentang manejemen mempengaruhi penggunaan efisiensi dari manajer dan pelaksanaan kerja efektif dan bawahan mereka. Kedua, adanya hubungan antara rentang manajemen dengan struktur organisasi, dimana semakin sempit tentang manajemen struktur organisasi akan berbentuk “tall” sedang rentang manajemen yang melebar akan membentuk struktur organisasi “flat” yang berarti tingaktan manajemen semakin sedikit.